iPhoneだけで仕事はできるのか?Paper by Dropboxで会議・資料作成

2018/10/26

WRITERテキスト:トライアウト・黄田 駿/撮影:トライアウト・井上雅央

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iPhoneだけで仕事はできるのか?Paper by Dropboxで会議・資料作成

日進月歩で進化するスマートフォン。ひと昔前であれば動画鑑賞や、欲しい物を購入する時はパソコンを使っていましたが、今はスマホ一台で完結できるようになりました。そんななか小さい頃から携帯電話に慣れ親しんだ10代は、パソコンのタイピングができない・MicrosoftOfficeソフトが使えない人も多いそうです。それならばスマホだけで仕事をこなせる方法はないかと、iPhone6Sユーザーの私がトライしてみました。

「Paper by Dropbox」で打ち合わせを円滑に

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まずは今回の企画内容を決定するために打ち合わせからスタート。社内の企画会議をする場合、プロジェクトメンバーのスケジュールを調整し、ブレスト、議事録を作成して全員に共有……と最低でも3、4つのステップを踏まなければなりません。それが「Paper by Dropbox」ならブラウザ上で共同作業用ドキュメントを作成できるので、ハイクオリティな資料をその場で作成できるんです。

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©Dropbox, Inc.

PowerPointのスライドを作るのと違い、Paperではテキストを書くように資料作成できるので誰でも簡単かつ綺麗にまとまった資料を作れます。

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またネット環境さえ整っていればオフィスに限らず、自宅や出先のカフェなど離れた場所にいても会議資料を共有できるのです。今回はブレーンストーミングに活用しましたが、議事録やToDoリスト、計画書、レポートの作成にも活用できます。


打ち合わせを経て、今回の企画の方向性が決定。撮影と原稿執筆の前に、これだけは押さえておきたい使えるアプリを紹介します。

マストで入れておきたい初級アプリ

|「リマインダー」でToDoリストを作成

やることを忘れないためメモやスケジュール帳に記入したはいいけど、肝心の手帳のどこに書いたか忘れてしまった……。なんて人にはiPhoneに標準搭載の「リマインダー」がオススメ!

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©2016-2018 Apple Inc. All right reserved

ToDoリストを作成し、終了したタスクはチェック完了済にすることで、漏れなく作業を進められます。私はこれを前日の夜に作成して仕事のスケジュールを管理したり、スーパーにいく際の買い出しリストとしても活用しています。

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手入力以外にも、siriに「今日の15時50分にビストロを取材と、リマインド」と話しかけると自動的にリマインダーに登録してくれます。
ToDoistRememberthemilkなどもおすすめ。

|かなり使える名刺管理アプリ「Eight」

クライアントから頂戴した名刺。最初の方は丁寧にファイリングするけど、増えていくにつれて、どこに保管したかわからなくなることってありませんか? そんな悩みをすっきりと解決してくれるのが名刺管理アプリ「Eight」。

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©2015 Sansan, Inc.

アプリを起動させ、名刺をアプリ内のカメラで撮影すると、氏名、社名、アドレスなどを自動的に登録してくれます。一度に4枚まで登録できるので、サクサク進められます。

|スケジュール調整なら「Googleカレンダー」

スケジュール管理は手帳派という方も多いかもしれませんが、「Googleカレンダー」も優秀なんです。

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©Google Inc.

いつでもどこでもスムーズに確認できるだけでなく、社内のプロジェクトチームとスケジュールを共有しておけば、「打ち合わせしたいのですが、○月×日のスケジュールは空いてますか?」と聞くこともなく、お互いのスケジュールをチェックしスムーズに日程調整ができるのです。

|紙の資料をPDFに変換できる「Camscanner」

Camscanner
©INTSIG Information Co., Ltd

出先や自宅で紙媒体を先方に送らなければならない時、写真を撮って送ると失礼にあたるかもしれない。そんな時には、「Camscanner」が使えます。写真を撮る要領で、資料を枠内に収めればPDFデータに変換することが可能です。
Evernote製のScannableもおすすめ。


ここまでは初級編。これからは私が初めて使ってみて便利だったアプリを紹介します。

「Camera Connect」で撮影データを転送

Camera Connect
©Copyright CANON INC. 2018 All Rights Reserved

カメラマンとの撮影中、すぐに写真をチェックしたいけどファインダーだと小さく見えづらい。そんな時に役立つのが「Camera Connect」。スマホで拡大も自在にできるので、カメラマンへの指示も的確に行えます。

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また「AirDrop」を使えば、写真や連絡先をワイヤレスで送信できます。ビジネスシーン以外でも友人と「その写真送ってよ」と言われた時もすぐに共有することができるのでかなり便利です。

音声入力でライティングを時短

Googleドキュメント 音声入力
©Google Inc

カメラマンとの撮影が終わり、いざライティング。しかし、スマホの小さい画面で長文を書くのは至難の業。なにかいいアプリはないかと発見したのは「Googleドキュメント」。

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これを単純なドキュメントアプリと侮るなかれ。キーボード内のマイクを押すと音声入力ができるのです。これならタイミングが苦手という方でもラクラク入力できます。それに正確に漢字変換も行ってくれるので、かなり使い心地がいいです。ちなみに私は音声データの文字起こしの際によく利用しています。


今回の企画を通して、新しいアプリを活用すればビジネスシーンだけでなく生活はもっと便利になるんだと感じました。しかし本音を言えば、スマホだけで原稿を作成するのはかなり大変! 代用できるとはいえ、何度パソコンが恋しくなったことか……。スマホとパソコンを使い分けることで、一層仕事の効率化が図れるのではないでしょうか。皆さんも気になったアプリがあれば、ダウンロードし体験してみてください。

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